Sistem Manajemen Gudang

Sistem Manajemen Gudang

Gwynne Richards (2011) mendefinisikan gudang sebagai fasilitas khusus yang bersifat tetap, yang dirancang untuk mencapai target tingkat pelayanan dengan total biaya yang paling rendah. Manajemen pergudangan dirancang bertujuan untuk mengontrol kegiatan pergudangan yang diharapkan dari pengontrolan ini adalah terjadinya pengurangan biaya-biaya yang ada di dalam gudang, pengambilan dan pemasukan barang ke gudang yang efektif dan efisien, serta kemudahan dan keakuratan informasi stok barang di gudang. Menurut Arnold (2008) fixed location system adalah sistem penempatan barang pada lokasi yang telah ditentukan sebelumnya dan tidak dapat dicampur dengan barang-barang yang berbeda jenis dari yang telah ditentukan. Barang yang disimpan kelihatan rapi dan gampang ditemukan. Metode ini biasanya dipakai oleh gudang kecil yang tidak terlalu menyimpan banyak barang di dalamnya. Menurut Arnold (2008) floating location system adalah sistem yang membuat penempatan barang pada gudang dapat diletakkan pada lokasi yang berbeda-beda. Tidak adanya penentuan tempat dalam peletakan barang membuat penggunaan tempat yang ada tersedia menjadi lebih efisien. Barang pada gudang dapat diletakkan dimana saja, yang penting termuat lokasinya pada sistem.

Standard Operating Procedure (SOP)

Sebuah prosedur operasi yang standar atau biasa disingkat SOP sangatlah dibutuhkan dalam dunia industri. SOP yang sudah dibentuk haruslah diteliti dan dibandingkan dengan keadaan sesungguhnya di lapangan, guna memastikan semua kegiatan berjalan sesuai standar (Tompkins and Smith, 1998).  SOP tidaklah harus dalam bentuk dokumen. Salah satu contoh SOP selain dokumen yaitu bulletin form, seperti dibahas oleh Rahardjo dan Rahardjo (2013). Dalam penelitiannya, mereka menyatakan bahwa bulletin form dapat digunakan sebagai SOP bagi operator mesin yang mengoperasikan mesin setiap harinya. Dengan begitu, peningkatan yield yang telah dicapai dapat stabil dan memiliki kecenderungan untuk meningkat.
Perbaikan Tata Letak Gudang
Tata letak gudang sangatlah penting untuk diperhatikan, karena dapat berhubungan langsung dengan lamanya waktu penyelesaian aktivitas dan kesalahan stok. Hapsari et.al. (2011) membuktikan betapa pentingnya perbaikan tata letak gudang, karena pada kondisi awalnya produk sulit untuk dicari, karena belum adanya penataan untuk penempatan produk dan pengaturan alokasi space. Oleh sebab itu, diperlukan penataan gudang yang memperhatikan tingkat turn over dan sifat dari masing-masing kelompok jenis produk, serta space yang tersedia. Irawan (2014) menunjukkan bahwa permasalahan yang terjadi dikarenakan SOP tidak dijalankan dengan baik. Leopatria dan Palit (2013) menyatakan bahwa rancangan perhitungan dan perbaikan nota-nota yang dibuat dapat menyelesaikan permasalahan yang ada pada gudang.
PT Abadi Jaya merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa offset printing, mulai untuk produk dari etiket, label, sampai dengan beraneka ragam kemasan yang terbuat dari duplex carton box. Bermacam-macam produk yang diproduksi menjadikan PT Abadi Jaya membutuhkan penanganan gudang yang baik. Gudang merupakan bagian yang penting dari suatu proses produksi, dikarenakan gudang merupakan tempat penyimpanan material produksi. Manajemen gudang sangat diperlukan agar aliran rantai pasok dapat berjalan dengan baik. Tata letak juga memegang peranan penting dan memiliki banyak dampak strategis bagi perusahaan. Tata letak mempengaruhi perusahaan dari segi kapasitas, aliran material, fleksibilitas, biaya, kualitas lingkungan kerja, dan lain sebagainya. PT Abadi Jaya sedang mengembangkan gudang untuk material penunjang yang dibutuhkan ketika melakukan proses produksi. Gudang material lama akan dibuat menjadi Gudang Material Penunjang yang dikembangkan dan bertujuan untuk mempermudah dan memperlancar proses produksi. Gudang Material Penunjang ini berisi material yang dibutuhkan mesin ketika beroperasi, Bmaupun acuan warna dalam produksi. Material ini mempunyai masa hidup (shelf life), karena itu harus tersedia ketika akan produksi. Gudang Material Penunjang ini juga diharuskan dapat menangani dan mengatur material yang dibutuhkan untuk produksi, tidak seperti gudang material lama yang bersifat hanya sebagai tempat peletakan barang selesai pakai tanpa pengontrolan material di dalamnya. Gudang Material Penunjang diharapkan mempunyai suatu sistem yang dapat memperlancar keluar masuknya barang dan dapat dicari dengan mudah. Untuk itulah tata letak penempatan barang dalam Gudang Material Penunjang perlu diatur dengan baik. Pelabelan barang dalam Gudang Material Penunjang juga harus benar dan mudah untuk menemukan barang yang dicari. PT Abadi Jaya memiliki berbagai macam produk dan membutuhkan berbagai macam material penunjang yang berbeda-beda untuk setiap produknya. Material penunjang yang dibutuhkan untuk proses produksi secara umum terdiri dari 7 jenis yaitu pisau plong, dielinemap approval, contoh cetakan, klise emboss/ hotstampplate, dan polymerMap approval, contoh cetakan, dan dieline akan diletakkan pada map besar, sedangkan polymer akan diletakkan pada dus-nya. Jenis material dan dimensinya yang akan disimpan pada Gudang Material Penunjang dapat dilihat pada Tabel 1. Material pada gudang mempunyai masa hidup (shelf life) dan harus dikontrol agar tidak membuat gudang menjadi penuh.