Kondisi Awal Gudang Material l

Kondisi Awal Gudang Material l

Gudang material awal terbagi menjadi 2 lokasi penyimpanan yaitu gudang pisau yang menyimpan pisau plong dan gudang dieline yang menyimpan dielinemap approval, dan contoh cetakan. Material lain ada yang diletakkan pada lantai produksi, tempat pembuatan pisau, maupun sepanjang jalan menuju produksi. Pada gudang pisau terdapat 1 staf yang membantu penyimpanan dan pengeluaran pisau plong. Pada gudang dieline juga terdapat 1 staf yang mengeluarkan dan menyimpan dieline, contoh cetakan, dan map approval. Pada kedua gudang tidak terdapat sistem pencatatan keluar masuk material. Sistem gudang penerimaan material dilakukan pada saat material yang baru selesai dibuat/ dibeli dan ketika bagian produksi selesai memakai material tersebut maka akan dikembalikan kepada staf gudang. Material yang baru dibuat/ dibeli akan disimpan dahulu pada gudang sampai ketika dibutuhkan oleh produksi. Material yang telah selesai dipakai juga akan disimpan oleh staf gudang. Staf gudang mengeluarkan material dan mengantarkannya ke bagian produksi yang memakai material tersebut ketika ada permintaan. Ada beberapa permasalahan pada gudang material yang sekarang. Gudang pisau yang penuh dan pencarian material yang susah setiap kali dibutuhkan merupakan permasalahan pada gudang material sekarang. Permasalahan yang ada pada gudang material harus diselesaikan sampai pada akar permasalahannya. Hal ini dilakukan agar masalah awal tidak kembali lagi dan membuat penyelesaian masalah menjadi sia-sia. Akar-akar permasalahan digolongkan ke dalam sisi man dan method saja, dikarenakan kedua faktor tersebutlah yang paling berpengaruh menyebabkan masalah terjadi.
Sebagian besar akar permasalahan dari permasalahan gudang penuh adalah karena tidak adanya aturan yang dibuat untuk mengatur gudang material. Dari sisi “man” staf gudang material tidak berfungsi sebagai pengontrol material, tetapi lebih ke arah persiapan material untuk produksi. Material untuk produk-produk lama banyak yang tidak terpakai dan tidak dikeluarkan dari gudang membuat tumpukan material semakin banyak. Staf gudang tidak ada yang mempunyai inisiatif untuk melakukan perubahan atau perbaikan pada gudang materialnya. Akar permasalahan dari sisi “man” yang membuat pencarian material susah pada gudang material adalah karena staf bergantian setiap shift-nya menyebabkan buruknya informasi soal penempatan material yang keluar masuk pada gudang selama jam kerja shift-nya ketika berganti shift. Staf tidak saling menginformasikan untuk peletakan material yang masuk keluar, hanya memberi tahu bahwa material apa saja yang masuk dan keluar. Label yang tidak jelas dikarenakan penamaan material oleh staf gudang sering disingkat juga membuat pencarian akan material yang dibutuhkan semakin susah. Dari sisi “method” yang menjadi akar masalahnya adalah tidak adanya aturan yang jelas mengenai bagaimana penataan material pada rak, tidak ada perintah atau aturan untuk mencatat material keluar masuk, dan tidak ada aturan mengenai kejelasan stok opname. Tidak berjalannya inspeksi/stok opname juga membuat material semakin banyak dan membuat pencarian material bertambah susah. Staf bergantian setiap shift Informasi penempatan tidak jelas antar staf Penataan material pada rak sembarangan Tidak ada aturan tentang pengaturan material Tidak pernah ada inspeksi material Tidak ada aturan tentang hal ini Tidak ada aturan tentang hal ini Fokus staf terpecah karena merangkap pekerjaan lain Pekerjaan ringan jika hanya simpan-keluar material Label pada material tidak lengkap Penulisan label disingkat-singkat Tidak ada pencatatan material keluar-masuk.
Gudang Material Penunjang haruslah ditangani oleh orang yang fokus hanya pada pengaturan dan persiapan material penunjang untuk produksi seperti staf gudang bahan baku yang fokus dalam penyediaan bahan baku. Staf Gudang Material Penunjang harus mempunyai job description yang jelas agar dapat berfungsi sebagaimana mestinya dalam pengoperasian gudang. Ada 2 SOP yang dibuat untuk Gudang Material Penunjang yaitu SOP penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran material, dan SOP pemusnahan material. Pada SOP penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran material, dapat dilihat bahwa yang pertama dilakukan adalah staf Gudang Material Penunjang melihat jadwal induk produksi dari PPIC agar dapat mengetahui produksi untuk produk mana yang jalan duluan. Setelah cek jadwal, maka staf harus mengecek material pada gudang apakah material penunjangnya tersedia atau tidak. Jika tidak tersedia atau kapasitas material habis, maka staf gudang akan melakukan pengadaan material mengikuti instruksi kerja penyediaan material. Staf Gudang Material Penunjang selanjutnya menyiapkan material yang akan dipakai untuk produksi ketika material ada dan menunggu produksi mengambil material tersebut. Ketika produksi mau mengambil material, maka staf gudang harus mengikuti instruksi kerja pengeluaran dan pengembalian material. Dalam SOP pemusnahan material hal yang dilakukan pertama kali adalah staf gudang mendata dahulu material apa saja yang sudah tidak pernah keluar atau terpakai dalam kurun waktu 1 tahun. Setelah selesai membuat list materialnya staf gudang akan mengajukannya ke divisi marketing. Hal ini dilakukan karena marketing yang lebih memahami dan bisa memutuskan persoalan pesanan dari customer. Dari data material yang diajukan, hanya material yang disetujui oleh marketing yang akan dibuat BAP (Berita Acara Pemusnahan) dan diajukan ke marketing, GM, dan HR-GA untuk mendapat persetujuan pemusnahan. Data material yang tidak disetujui, materialnya akan tetap disimpan dan akan diajukan kembali untuk pemusnahan jika tidak/belum dipakai 6 bulan setelah pengajuan pertama. Aturan dan wewenang yang dibuat lebih bertujuan kearah penerapan proses agar menjadi lebih maksimal dan terkontrol. Aturan dan wewenang yang berlaku bagi staf, peminjam (produksi), maupun material.

Perancangan Tata Letak

Layout untuk Gudang Material Penunjang akan terbagi 2 yaitu gudang material dan kantor Gudang Material Penunjang. Layout yang digunakan sebagai gudang material adalah gudang pisau untuk menyimpan pisau plong, map besar, dan dus polymer.
Layout untuk kantor Gudang Material Penunjang adalah ruangan untuk material-material lain yang tidak masuk dalam gudang beserta kantor staf. Layout untuk kantor Gudang Material Penunjang dapat dilihat pada Gambar 3 dan gudang material pada Gambar 4. Material pada gudang material akan diletakkan pada rak yang sebelumnya digunakan pisau plong dan akan dibagi tempat peletakannya. Rak yang digunakan adalah rak tumpuk 3 dengan baris ke samping sebanyak 22.