Otomatisasi Perkantoran

Table of Contents

Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi Perkantoran

Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi adalalah pengguna mesin untuk melakukan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Sedangkan otomatisasi perkantoran atau Office Automasion (OA) adalah semua system elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.

Pengguna Otomatisasi Kantor

Otomatisasi kantor (OA) digunakan oleh semua yang bekerja didalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori yang memakai OA, yaitu :

1. Manager adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2. Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya. Contoh : pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus.manager dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi. Menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administrative melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

Tujuan Otomatisasi Kantor

Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktifitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi meraka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Pada masa kini tujuan otomatisasi kantor :

a. Pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya.

Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang di perlukan untuk menangani beban kerja yang betambah.

b. Pemecahan masalah kelompok.

Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

c. Pelengkap – bukan pengganti.

Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor :

1. Word Processing

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan electronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk memberikan kepada anggota lain.

Sumber : https://belinda-carlisle.com/